Studio Giurintano 
Cos’è il passaggio di consegne?
Il Passaggio di consegne, avviene sempre durante la gestione di un condominio. Può accadere che un professionista cessi il proprio incarico per varie ragioni. Questo può avvenire per la naturale scadenza del mandato, per le dimissioni dell’amministratore stesso, per una revoca da parte dell’assemblea condominiale o per una revoca giudiziale. In questi casi, il condominio procederà alla nomina di un nuovo amministratore attraverso un’assemblea condominiale. Il nuovo amministratore subentrerà al precedente, attenendosi alle norme e alle prassi stabilite dalla legislazione vigente.
Cambio di amministratore: un momento critico
Per il condominio, questa fase è sicuramente uno dei momenti più critici della sua esistenza. Può verificarsi infatti che l’Amministratore uscente non abbia più i poteri di rappresentanza, che invece ha acquisito con la nomina quello subentrante, mentre quest’ultimo non disponga ancora dei pieni poteri operativi, perché privo di qualsiasi strumento utile a gestire il condominio, determinando così un periodo di molto delicato per la vita condominiale.
Gli strumenti utili alla gestione sono rappresentati da tutti quei documenti condominiali di natura contabile, bancaria, fiscale, giuridica, assicurativa, contrattuale e regolamentare che dovranno essere trasferiti dall’Amministratore uscente all’Amministratore entrante attraverso il cosiddetto “Passaggio di Consegne”.
Obbligo del passaggio di consegne
Il “Passaggio di Consegne”, secondo quanto stabilito dall’ottavo comma dell’art. 1129 c.c., è quell’atto tra i due amministratori, attraverso il quale colui che cede il Condominio deve obbligatoriamente trasmettere tutta la documentazione e il materiale attinente al Condominio a colui che subentra.
La legge parla di obbligazione, quindi di un rapporto giuridico derivante anche dal contratto di mandato e dalla sua piena esecuzione, dove è possibile rintracciare un “debitore” (amministratore uscente), e un “creditore” (amministratore neo-eletto).Il debitore è l’Amministratore uscente mentre il creditore è il Condominio nella persona del suo rappresentante legale cioè l’Amministratore entrante.
Tempistica passaggio di consegne
La consegna di tutti i documenti deve avvenire nel più breve tempo possibile. La rapida esecuzione del passaggio, infatti, è interesse di entrambi i soggetti coinvolti. Chi esce ha interesse a sollevarsi dalle responsabilità di possedere l’operatività fattuale ma non più legittimata dalla rappresentanza legale, mentre chi entra ha interesse ad assumere i pieni poteri per poter adempiere alle responsabilità che la rappresentanza legale comunque comporta. Un passaggio di consegne eseguito in tempi brevi consente all’Amministratore uscente di non essere poi accusato per aver frenato e ostacolato la continuità gestionale.
La “prorogatio imperii”
Le disposizioni codicistiche decretano e delineano in modo netto e preciso che l’Amministratore uscente, cessato dal suo incarico, sia soggetto all’istituto della “prorogatio imperii”, cioè alla obbligatoria prosecuzione del mandato nel quale compiere tutti gli atti ordinari ed urgenti utili ad evitare pregiudizi al condominio, nell’ottica di garantirne la continuità gestionale almeno fino al perfezionamento del “Passaggio di Consegne”. Ciò ovviamente comporta per l’Amministratore uscente un onere di cui liberarsi rapidamente, anche perché sempre l’articolo 1129 comma 8 prevede che l’attività gestionale in “prorogatio imperii” e la predisposizione dei documenti per adempiere al passaggio non possa essere per l’Amministratore cessato oggetto di alcun ulteriore compenso.
Le modalità del passaggio di consegne
Quindi l’Amministratore uscente, predispone tutta la documentazione condominiale da consegnare al suo successore, concordando data e luogo dell’espletamento di tale obbligazione. Il Passaggio di Consegne si completa mediante l’incontro dei due soggetti interessati con scambio della documentazione. Per prassi a tutela di entrambi, anche se non espressamente richiesto da alcuna norma, si redige il cosiddetto “Verbale di Passaggio di Consegne”, documento nel quale si elencano nel modo più minuzioso possibile i documenti oggetto del passaggio.
I documenti del passaggio di consegne
Questi sono i documenti che devono essere tramandati durante il passaggio di consegne:
- Regolamento del Condominio e Tabelle millesimali;
- Registro dei Verbali di Assemblea;
- Registro di Anagrafe Condominiale;
- Registro di nomina e revoca dell’Amministratore;
- Codice Fiscale del Condominio e Documentazione Fiscale;
- Documentazione Urbanistica e Catastale del Condominio;
- Documentazione tecnica degli impianti e loro certificazione;
- Contratti di Appalto e di Assicurazione;
- Registro di Contabilità, Documentazione Contabile e Bancaria;
- Bilanci e Rendiconti;
- Cassa contanti;
- Saldo del conto corrente.
Inadempienza dell’amministratore uscente
A volte capita che l’amministratore uscente resti in parte o in tutto inadempiente all’obbligo di effettuare il passaggio di consegne. In questo caso specifico, la dottrina e la giurisprudenza non hanno dubbi sulle responsabilità di quest’ultimo che può essere di tipo civile oltre che penale.
Si procede quindi dalla semplice diffida e costituzione in mora dell’Amministratore cessato per un illogico ed intollerabile ritardo nella consegna, ad un’azione legale per il recupero forzoso della documentazione condominiale con strumenti giuridici più mirati per i quali una consolidata giurisprudenza assegna all’Amministratore in carica la facoltà di procedere in autonomia, senza necessità convocare e domandare in assemblea.
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