Manuale operativo

Manuale Operativo per la Gestione del Condominio

Manuale operativo – Procedure Operative Generali:

Verifica Annuale Prima dell’Assemblea Ordinaria: Prima di convocare l’Assemblea Ordinaria annuale, si effettuerà una verifica dell’adeguatezza dell’assicurazione condominiale e degli altri contratti in essere, al fine di individuare eventuali necessità di modifica contratti e manutenzione ordinaria o straordinaria da sottoporre all’assemblea. Si procederà inoltre al controllo e all’eventuale aggiornamento della documentazione tecnico-amministrativa del condominio, per assicurare il rispetto delle norme vigenti;

Conduzione delle Assemblee: Le assemblee, sia ordinarie che straordinarie, si svolgeranno, ove possibile, in modalità telematica, come previsto dalle normative vigenti in materia, utilizzando piattaforme digitali sicure e affidabili che consentano la partecipazione e la votazione dei condomini a distanza;

Convocazione dell’Assemblea Ordinaria: L’Assemblea Ordinaria verrà convocata annualmente, di norma entro tre mesi dalla chiusura dell’esercizio e comunque nel rispetto dei termini stabiliti dalla normativa vigente;

Gestione delle Registrazioni Contabili: Le registrazioni contabili saranno mantenute e aggiornate in conformità con le normative vigenti. Ogni aggiornamento della contabilità comporterà l’invio di solleciti ai condomini morosi, e i pagamenti saranno accettati esclusivamente tramite bonifico elettronico per garantire una tracciabilità accurata;

Comunicazioni Annuali e Privacy: Ogni anno, insieme al rendiconto consuntivo di gestione e al bilancio preventivo, verrà distribuito un modulo per l’aggiornamento dei dati personali dei condomini, come richiesto dalla normativa vigente, e per agevolare l’utilizzo di nuove modalità di comunicazione. Sarà inoltre fornita un’informativa sulla privacy;

Gestione delle Richieste di Intervento: Ogni richiesta di intervento pervenuta allo Studio Giurintano verrà registrata e archiviata attraverso un programma informatizzato appositamente progettato. Questo ci permetterà di tracciare la data e l’orario della richiesta, il richiedente e l’impresa incaricata, insieme a una descrizione dettagliata dell’intervento;

Procedure di Incassi

Pagamento delle Quote Condominiali:

Le quote condominiali devono essere versate entro la data stabilita mediante bonifico bancario al conto corrente condominiale, in alternativa verrà emesso un bollettino per poter effettuare il pagamento delle quote condominiali in tabaccheria. Non saranno accettati pagamenti in contanti o assegni, anche circolari, per motivi di sicurezza e tracciabilità. Si ricorda a tutti i condomini che è possibile consultare la propria situazione contabile mediante l’applicazione specifica per ogni condominio;
Responsabilità dei Condomini in Caso di Ritardo: I condomini che non rispettino le scadenze delle rate condominiali, stabilite e approvate dall’assemblea, saranno tenuti a risarcire i costi aggiuntivi derivanti dall’invio di solleciti di pagamento da parte dello Studio Giurintano, nonché a rispondere dei possibili disagi arrecati al condominio. Nel rispetto dell’articolo 63 delle disposizioni di attuazione del codice civile, saranno avviate azioni esecutive mediante decreto ingiuntivo nei confronti dei condomini inadempienti;
Responsabilità dei Proprietari per Quote Non Pagate dai Conduttori: I proprietari sono direttamente responsabili per le quote condominiali eventualmente non pagate dai propri conduttori. Il condominio non ha il potere di agire direttamente contro i conduttori. Si consiglia ai proprietari di monitorare periodicamente la situazione contabile dei propri conduttori richiedendo estratti conto;
Letture dei Contatori Individuali: Le letture dei contatori individuali sono effettuate bimestralmente in corrispondenza delle fatture emesse dall’AMAP. Qualora i condomini non fossero presenti o non potessero fornire la lettura del proprio contatore, verrà applicata la media di consumo del bimestre precedente al fine di velocizzare la ripartizione acqua. Si invitano i proprietari a segnalare tempestivamente eventuali anomalie o guasti dei contatori, in quanto si tratta di beni di proprietà privata.

Erogazione dei Servizi – Interventi Periodici:

Verifica dell’Impianto di Messa a Terra Condominiale (DPR 462/2001): Sarà condotta una verifica periodica dell’impianto di messa a terra condominiale in conformità con il Decreto del Presidente della Repubblica 462/2001;
Verifica Annuale della Potabilità delle Acque: Qualora necessario, verrà eseguita una verifica annuale della potabilità delle acque, in accordo con il Decreto Legislativo 2 febbraio 2001 n° 31.

Interventi sulle Parti Comuni:

Gli interventi relativi alle parti comuni e agli impianti comuni a servizio del condominio saranno eseguiti in risposta a segnalazioni di disservizi da parte dei condomini o problematiche riscontrate dai collaboratori dello studio durante sopralluoghi o visite di controllo presso l’edificio.

Interventi su Parti o Impianti Privati:

Gli interventi relativi a parti o impianti privati saranno effettuati previa verifica o riscontro da parte del personale tecnico qualificato. Tali interventi riguardano impianti privati il cui malfunzionamento non dipende da anomalie o guasti degli impianti comuni. A titolo esemplificativo, si includono: citofoni, videocitofoni, cassette postali, contatori acqua calda/fredda e riscaldamento, scarichi (dal punto di diramazione dall’impianto comune incluso il collegamento stesso), impianti idrici e fognari (dal punto di diramazione dall’impianto comune), impianti televisivi (dal punto di diramazione dall’impianto comune) e balconi.

Gestione delle Richieste Individuali

Autorizzazioni e Delibere d’Assemblea: Prima di installare tende da sole, antenne paraboliche, infissi esterni, cancellate, pergolati, è necessario ottenere l’autorizzazione dell’assemblea e verificare l’esistenza di eventuali delibere assembleari che regolamentino tali esigenze. Inoltre, si dovranno prendere in considerazione eventuali disposizioni previste dall’Ufficio Tecnico del comune.
Eventuali richieste di assemblee personali comporteranno il costo dell’assemblea straordinaria e delle raccomandate di invito a carico del condomino richiedente, a meno che non siano state prese determinazioni assembleari diverse al riguardo.
Richiesta di Documenti Condominiali: Le richieste di copie o estratti dei documenti condominiali saranno soddisfatte previo congruo preavviso, e il richiedente dovrà coprire i relativi costi.
Liberatorie per Pagamento delle Oneri Condominiali: Prima di eseguire lavori di manutenzione o ristrutturazione dell’unità immobiliare, il condomino dovrà ottenere le eventuali autorizzazioni e approvazioni dalle autorità competenti. Inoltre, sarà necessario affiggere le autorizzazioni all’accesso dell’unità immobiliare coinvolta e fornirne una copia allo studio dell’amministratore.