Documentare l’Assemblea con Precisione

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La Redazione del Verbale di Assemblea Condominiale: Documentare l’Assemblea con Precisione

La redazione del verbale di assemblea condominiale rappresenta un passaggio cruciale per garantire chiarezza, trasparenza e tutela dei diritti di tutti i partecipanti. Preferisco redigerlo con calma, in un momento successivo alla riunione, lontano da interruzioni e dalla frenesia del confronto diretto.

La Necessità di un Approccio Distinto:

Alcuni condomini, comprensibilmente, desiderano che il verbale venga stilato durante l’assemblea. Tuttavia, è importante chiarire un principio essenziale: chi dirige l’assemblea non può, allo stesso tempo, redigere un verbale accurato. Sarebbe come chiedere a un arbitro di annotare ogni dettaglio di una partita mentre la sta dirigendo. La mia scelta di redigere il documento in un secondo momento è dettata dalla volontà di garantire precisione ed evitare errori dovuti alla fretta o alle continue interruzioni.

Legittimità Giuridica e Orientamenti della Cassazione:

Questa prassi non è solo funzionale, ma anche pienamente legittima.

La Corte di Cassazione, con la sentenza n. 6552 del 31 marzo 2015, ha affermato con chiarezza che il verbale di assemblea può essere redatto e, se necessario, corretto anche dopo la chiusura della riunione. Non si tratta di un atto immutabile, ma di un documento che deve rispecchiare fedelmente quanto è stato deliberato. La Suprema Corte sottolinea che ciò che conta realmente è la corrispondenza tra il contenuto del verbale e la volontà espressa dai condomini, non il momento esatto della sua stesura.

La Prassi del “Brogliaccio”: Annotazioni per una Stesura Accurata:

Durante l’assemblea, mi avvalgo di un metodo consolidato: la stesura di un “brogliaccio”, un insieme di appunti dettagliati e ordinati che raccolgo durante le discussioni. Questo mi consente di fissare i punti essenziali e le decisioni prese, per poi elaborare il verbale definitivo con calma, rileggendo e verificando ogni dettaglio. Questo approccio permette di evitare sviste, refusi e omissioni, assicurando un documento fedele e formalmente corretto.

Anche la giurisprudenza riconosce implicitamente la validità di questa prassi, valorizzando la necessità di una redazione attenta, pur non contestuale, purché rispondente alla realtà dei fatti.

Correzioni Materiali e Modifiche Sostanziali: Un Confine Netto:

È fondamentale distinguere tra correzioni di errori materiali e modifiche sostanziali. Un nome trascritto male, un conteggio inesatto, una data errata sono elementi correggibili; tuttavia, qualsiasi alterazione del contenuto deliberato risulterebbe illegittima. Il verbale gode di una presunzione di veridicità: ciò che vi è scritto si presume vero fino a prova contraria. Eventuali contestazioni dovranno dimostrare la difformità tra quanto verbalizzato e quanto effettivamente deciso.

Tempistiche e Trasparenza: Un Equilibrio Necessario:

La redazione del verbale con calma non significa procrastinare. Una volta completato, esso deve essere trasmesso ai condomini in tempi congrui, per consentire l’esercizio dei diritti di impugnazione, che decorrono entro 30 giorni dalla comunicazione (art. 1137 c.c.). Un ritardo nella consegna potrebbe compromettere la certezza dei diritti e generare contenziosi evitabili.

Inoltre, pur non essendo obbligatoria ai fini della validità, la firma del presidente e del segretario resta una buona prassi: garantisce maggiore autorevolezza al documento e ne riduce il rischio di contestazioni. A tal proposito, la Cassazione (sentenza n. 27163 del 16 novembre 2017) ha chiarito che l’assenza di firme non invalida il verbale, ma un documento firmato risulta più solido e rispettato.

1️⃣ L’IMPORTANZA DI UN VERBALE ACCURATO

Il verbale rappresenta l’unica testimonianza scritta delle decisioni prese in assemblea. Un documento ben redatto:

🔎 Evita ambiguità: le delibere sono chiare e facilmente interpretabili;
🛡️ Tutela i partecipanti: ogni intervento e voto è riportato con precisione;
⚖️ Previene contenziosi: la corretta verbalizzazione riduce il rischio di contestazioni legali.

2️⃣ LE FASI DELLA REDAZIONE: COME PROCEDERE

Per garantire un verbale impeccabile, è fondamentale seguire un metodo rigoroso:

✔️ Apertura dell’assemblea

Identificazione del presidente e del segretario;
Verifica dei presenti e delle deleghe;
Controllo del quorum costitutivo.

✔️ Discussione degli ordini del giorno

Riportare fedelmente gli interventi, sintetizzando i punti salienti;
Evitare interpretazioni personali;
Annotare eventuali dichiarazioni a verbale.

✔️ Votazione e deliberazioni

Specificare il numero di voti favorevoli, contrari e le eventuali astensioni;
Indicare chiaramente l’esito di ogni votazione.

✔️ Chiusura dell’assemblea

Riportare l’orario di chiusura e le firme del presidente e del segretario.

3️⃣ ELEMENTI ESSENZIALI: COSA NON DEVE MANCARE

Un verbale completo deve contenere:

📌 Data, ora e luogo dell’assemblea;
📌 Elenco dei partecipanti con le rispettive deleghe;
📌 Ordine del giorno, con una descrizione precisa dei punti discussi;
📌 Risultati delle votazioni con numeri chiari;
📌 Eventuali dichiarazioni a verbale di dissenso o riserve;
📌 Firme del presidente e del segretario.

4️⃣ ERRORI COMUNI DA EVITARE

Un verbale impreciso può portare a contestazioni. Ecco gli errori più frequenti:

❌ Omissione di dettagli rilevanti (interventi significativi non riportati);
❌ Mancata annotazione delle dichiarazioni a verbale;
❌ Errori nella trascrizione delle votazioni;
❌ Ambiguità nelle delibere, che possono generare conflitti interpretativi.

5️⃣ CONSIGLI PRATICI PER UNA VERBALIZZAZIONE IMPECCABILE

📌 Sii sintetico ma esaustivo: ogni intervento deve essere chiaro, ma non prolisso;
📌 Evita opinioni personali: il verbale è un documento oggettivo;
📌 Rileggi con attenzione prima della firma definitiva;
📌 Digitalizza il verbale per una conservazione più sicura e accessibile.

Conclusione: accuratezza prima della simultaneità

In definitiva, redigere il verbale in un secondo momento non è solo una possibilità riconosciuta, ma una scelta responsabile e professionale. La giurisprudenza lo consente, la prassi lo conferma, il buon senso lo suggerisce.

La fretta, nelle assemblee condominiali, è cattiva consigliera. Un verbale ben scritto, coerente, trasparente, permette a tutti — presenti e assenti — di sapere cosa è stato deciso e come.

Ed è proprio per questo che, ogni volta che mi viene chiesto di scrivere il verbale durante l’assemblea, rispondo con fermezza e rispetto: preferisco farlo dopo, per farlo bene.